E-kiri. Kuidas vormistada ametlikku e-kirja?

7. klass > Eesti keel

E-kirjad on asendamas tavapäraseid „ametlikke kirjaplanke“. See sõltub muidugi organisatsiooni tegevusalast ja sektorist, kuhu organisatsioon kuulub. Siiani võib kohata suhtumist, et nn ametialased kirjad on nagu isiklikud ja nende koostamisel ei pea lähtuma kirjastandardist ja elementide vormistamine pole oluline.

On palju soovitusi – alusta tervitades, soovi alati parimat, lisa mõnusaid emotikone jne. Kõik see on õige, kui me räägime mitteametlikust suhtlemisest, suhtleme oma sõpradega, ehk siis tegemist on nt isikliku kirjavahetusega. Selline stiil võib toimuda ka organisatsioonisiseselt, st oleme sõbralikud, sinatame jne.

Vormistades samasisulise kirja kirjaplangil ja e-kirjana, siis leiame, et e-kirja vormistus võib olla „lahedam“, „familiaarsem“ jne. Miks teha vahet? Vahet pole. Koostades e-kirja mõtle nii, et kui ma oleks selle kirja pidanud koostama kirjaplangile, siis kas ma alustaksin kirja tervitusega „Tere!“ või „Ahoi!“ ja lõpetaksin kirja „Tervitades“ või „Päikest!“ (õnneks seda lõputervitust on jäänud vähemaks).

Alates 2006. aastast on reguleeritud kirjade, sh e-kirjade vormistamist kirjastandardiga. 2013. aastal on koostatud kirjastandardi uustöötlus, 2015. aastal seda täpsustati – kehtiv kirjastandard EVS 882-1:2013/AC:2015 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”.)

E-kirjade kirjutamisel kehtivad samad üldreeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade puhul:

  • koostatakse nõuete kohaselt
  • tekst täpne, keelelt ja stiililt korrektne, arusaadav
  • vastab eesti kirjakeele normile.

E-kirjade haldamine olgu reguleeritud
Organisatsioonis tuleb reguleerida e-kirjade haldamine: loomine (vormistamise nõuded), registreerimine, arhiveerimine, e-posti aadressi kasutamine (kas võib kasutada isiklikuks kirjavahetuseks või ei). E-kirjade registreerimine / mitte registreerimine ja arhiveerimine / mitte arhiveerimine ei sõltu kirja saamise-saatmise viisist, vaid dokumendi sisust.

E-kirjade vormistamine
E-kirja elementide vormistamine lähtudes kirjastandardist (elemendid on toodud vormistamise järjekorras):

  • Kirjapeaväli
    • Aadress (e-posti aadress). Ametialases suhtluses kasutame korrektset e-posti aadressi, nt eesnimi.perekonnanimi@organisatsiooni nimi.ee või organisatsiooni üldist e-posti aadress nt info@amet.ee või muu lõpp.
    • Pealkiri. Nimetavas käändes ja kohustuslik, ei märgita läbivate suurte tähtedega.
  • Tekstiväli
    • Saatja kuupäev, saatja viit – element „Seosviit“. Kasutame siis, kui tegemist on vastusega saabunud kirjale ja kui kirjad registreeritakse (registreerimine sõltub kirjade sisust, mitte saatmise või edastamisviisist).
    • Kuupäev ja viit. Meie poolt saadetava kirja (sh siis vastuse) kuupäev ja viit (kirja number) – vajadusel, st kui me kirja ei registreeri ei pea märkima, kuupäev on e-kirjas olemas.
    • Adressaat. Nimeline (Mari Vusserdaja, lisades ka organisatsiooni nime) või siis ainult nt organisatsiooni nimi.
    • Pöördumine. Kasutame vajadusel, nt võib kasutada ka ilma adressaadita, nt Lugupeetud juhataja (kui saadame kirja nimelisele e-posti aadressile).
    • Tekst/Sisu. Korrektne, üheselt arusaadav.
    • Lõputervitus. Teksti võib lõpetada lõputervitusega, nt Lugupidamisega või Koostööd soovides. Kindlasti lõputervitus siis, kui kasutame pöördumist. PS! Elemendid „Pöördumine“ ja „Lõputervitus“ on teksti alamelemendid ja ei ole kohustuslikud.
    • Signatuur. St „allkirjastaja“ – sisaldab nime, e-kirjadel lisaks siis organisatsiooni nimi (element „autor“), ametinimetus, kontaktid.
    • Lisamärge. Viitame manusele, st faili nimele (nt pakkumine.pdf).

PS! E-kirjade puhul on naaberelementide vahekaugus 1-2 rida.

Kokkuvõtteks
Standardid pole kohustuslikud, v.a kui need on kohustuslikeks tehtud (st läbi teiste õigusaktide, nt kui on öeldud, et dokumentide koostamine vastavalt õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuded).
Organisatsioonis saame kokku leppida, kuidas me suhtleme organisatsioonisiseselt, kuidas organisatsioonist välja – iga välja läinud kiri (mistahes viisil) kujundab organisatsiooni mainet. Oluline on teada, millal on e-kirjad ametlikud – kas see tuleneb kirja sisust, kokkulepetest või mis rollis me oleme.

E-kirja õige vormistus
Allikas: E-kiri