Teema (subject):
Kirja teema peab lühidalt aga konkreetselt kokku võtma kirja sisu. Teema on sageli ainus pidepunkt, mille järgi hiljem süsteemitus kirjakastis õiget kirja leida.

Kirja saatja nime ja teema põhjal otsustab kirja saaja kas see avada või mitte.

Tervitused:
Kui meilid kellegiga esimest korda kasuta ametlikku pöördumist “Lp Härra/Proua”, ning tutvusta ka ennast. Igapäevases olukorras on sobilik “Tere”, “Tere päevast” jmt.

Tekstiosa:
Elektronkiri ei ole nii ametlik kui paberkandjal kiri, samas ka mitte nii juhuslik ja mööduv kui telefonikõne. Elektornposti teel saadetud sõnumi vorm ja toon sõltub eelkõige olukorrast, kuid on olemas siiski üldkehtivad reeglid:

• Jälgi, et kiri oleks kirjutatud selges ja arusaadavas vormis
• Jaga tekst mitmeks lõiguks ja jäta lõikude vahele tühi rida
• Ilma taandreata vasakule joondatud tekst jätab korrektsema mulje
• Ära alusta peale igat lauset uuelt realt
• Ametlikud kirjad peaksid olema lühikesed ja konkreetsed, erakirjad võivad olla kui tahes pikad
• Kontrolli enne meili väljasaatmist õigekirja, vead näitavad kirja saatja elementaarse viisakuse puudumist

Lõpetamine:
Kirja sisu lõpetuseks võib kirjutada isikliku kirja lõppu näiteks “Päikest!” või “Kõike kõige paremat”, ametliku kirja puhul näiteks “Lugupidamisega” või viimase vähemametliku vormiga “Tervitades”.

Ärikirja puhul näeb etikett ette kirja lõpetamist alljärgnevate andmetega:

• Kirja saatja ees- ja perekonnanimi
• Organisatsiooni nimi
• Ameti nimetus
• Kontaktandmed, sh aadress, meiliaadress, telefoni-, mobiili- ja faksinumber

Allikas: Kirjalik ametlik suhtlemine